還沒有進到溝通正題,商業email從打招呼開始,就可以看出你夠不夠專業。以下這幾種打招呼的方式都有錯,你知道錯在哪裡嗎?

Hi Mike!

信件一開始就來個驚嘆號,這樣的招呼就像大聲吼,商業信件這樣寫太隨便了。

Hi, Dear,

連名字都不寫,感覺你不太在意誰收到信。

Hey,

Hi there,

裝熟,不專業,商業溝通不合適,但用在很熟的朋友上可以。

Hi, Mike

打招呼和名字要一氣呵成,不要分開,中間不需要有逗號。

在商業email往來中常見的正確招呼語有以下這幾種:

Hi Mike,

Hello Mike,

Morning Team,

Hi All,

注意,這些招呼語裡,只有一個逗號,而且逗號都放在最後。有沒有注意到All和Team的第一個字母都大寫?這是表達敬意。假如可以,把對方名字放在招呼語裡更好;收件對象超過一個人,中間用一個斜線隔開,顯得專業有效率,至於名字的排序,老外並不太在意:

Hi Mike/Ben,

人看到自己的名字在email上, 就會多幾分留意。

相較於商業email,商業書信以紙本居多,格式比較嚴謹,書信開頭,一般都用Dear。

例如:

Dear Mike,

一般用法是在Dear後面加上名字,然後逗點。

Dear Mr. (Mike) Johnson:

很正式的信函,可以在Dear後面加上姓名,或只用姓,然後接冒號。

如果不知道對方的名字,以往美國人多用To Whom It May Concern,英國人愛用Dear Sir/Madam,但這兩種用法現都不流行了,它們聽起來就像中文信裡的「敬啟者」,既制式又老套。假如不知道對方名字,也盡可能用對方職稱,例如:

Dear Hiring Manager,

Dear Purchasing Manager,

商業email比正式的商業信函多了一份輕鬆,少見Dear開頭,但如果是要給客戶,希望他覺得你很正式,其實還是可以用。

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(本文為世界公民文化中心授權轉載,熟到老外都覺得你英文好,加入量身訂做的1on1 program

圖片來源 / Shutterstock

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